CIRCULAR Una CIRCULAR es una comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externa. CLASES DE CIRCULARES La circular general se dirige a un grupo específico de personas. La carta circular está dirigida en forma personalizada. 7. CARACTERÍSTICAS DE LA La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general. Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Tratar un solo tema Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa Usar un tratamiento respetuoso y cortés Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización. Distribuir el texto de acuerdo con su extensión. 8. PARTES DE LA CIRCULAR Encabezamiento y destinatarios Identificación de páginas subsiguientes 9. ACTAS Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica.
Documentos Comerciales: Son comprobantes o constancias escritas de operaciones comerciales realizadas por una empresa o actividad económica organizada. Archivo y Conservación: las personas deben guardar el comprobante correspondiente a cada una de las operaciones que realiza; deben ser contabilizados, es decir registrados en los libros de comercio y luego archivados por orden de emisión; por ley, deben ser conservados durante 10 años, a partir de la fecha de emisión. PARTES Y REQUISITOS GENERALES QUE DEBEN TENER LOS DOCUMENTOS COMERCIALES: Digitales - Extraído de:
No necesariamente se requiere de un formato, esta información puede ser consignada en forma de prosa, debe ser lo mas completa posible ya que esta información es la base para elaborar el respectivo soporte contable o para que se pueda tomar como modelo de documento equivalente a factura CONSTANCIA Y CERTIFICADO CONSTANCIA: Es un documento complementario del certificado en la cual como su nombre lo dice se hace constar un hecho transitorio de menor importancia o que se encuentra en actividades en plena realización, aún no terminadas. También se hace constar por escrito cuando se recibe o entrega dinero, joyas y cualquier especie de ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se está en laborando; constancia de ingreso, cuando uno es admitido a un centro de estudios; constancia de matrícula, luego que se ha efectuado este acto; constancia de vacante, cuando en un centro educativo exsiste vacante para matricular a un alumno, etc. Los certificados son documentos digitales que dan fe de la vinculación entre una clave pública y un individuo o entidad.
Modos de extender un cheque. a) al portador b) a favor de una persona determinada, con la cláusula "a la orden o sin ella". c) a favor de una persona determinada, con la cláusula "no a la orden u otra equivalente". Leer más: RECIBO: El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda. Leer más: PAGARÉ: Llamase pagaré al documento por el cual una persona se compromete a para a otra, o a quien ésta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado. Leer más:
• T – NOTA DE TRASLADO Permite mover mercancía de una bodega a otra. • U- DEVOLUCIÓN DE COMPRAS Permite contabilizar las devoluciones de mercancías registradas en la factura de compra dentro del mismo periodo contable. DOCUMENTOS EXTRA CONTABLES Son los soportes que permiten registrar solicitudes, no afectan la contabilidad y se pueden generar varios informes de estos documentos. • V – COTIZACIÓN Documento extracontable que permite hacer la presentación de los productos y/o servicios de la empresa. • Y – ORDEN DE COMPRA Documento extracontable que permite hacer la solicitud de productos y/o servicios a los proveedores. • Z – ORDEN DE PEDIDO Documento extracontable que permite ingresar al sistema las solicitudes de productos y/o servicios realizadas por los clientes. • I – REQUISICIÓN Documento extracontable; aplica únicamente para el Modulo de Activos Fijos permitiendo realizar la solicitud interna de un activo fijo al departamento de compras o responsable de la adquisición del bien. • M – ORDEN DE COMPRA ACTIVOS FIJOS Documento extracontable únicamente aplica para el Modulo de Activos Fijos, que permite hacer la solicitud de activos fijos a los proveedores PROCESO DE COMPRA FLUJOGRAMA DE COMPRAS PROCESOS DE VENTA